Purchasing berasal dari bahasa Inggris yang artinya adalah pembelian. Bila dijabarkan secara lebih detail purchasing adalah sebuah departemen yang bertugas untuk melakukan pembelian material yang dibutuhkan oleh produksi. Jadi tugas utama bagian purchasing adalah membeli kebutuhan material yang direncanakan oleh perencana produksi.
Siapakah yang membuat rencana produksi? tentu saja yang dimaksud adalah departemen PPIC. Setelah PPIC merilis perencanaan kebutuhan material atau material requirement planning (MRP), PPIC akan mendistribusikannya ke bagian purchasing. Dari hasil perhitungan MRP tersebut, purchasing akan menerima daftar material yang harus dibeli untuk keperluan produksi di masa yang akan datang. Material - material yang dibeli oleh bagian purchasing merupakan hasil proyeksi rencana produksi yang akan datang,sehingga material yang dipesan akan tiba sebelum produksi dilakukan.
Berikutini adalah diagram input dan output dari proses kerja departemen purchasing :
Input dan output departemen purchasing
Dari gambar di atas dapat disimpulkan bahwa departemen purchasing menerima informasi material planning (MRP) dari departemen PPIC. Setelah menerima informasi tentang material - material apa saja yang harus dibeli, departemen purchasing akan membuat surat pembelian atau purchase order (PO) untuk diserahkan ke supplier (pemasok). Dalam membuat purchase order (PO), departemen purchasing harus menuliskan keterangan yang lengkap pada formulir PO seperti spesifikasi produk yang dipesan, jumlah yang dipesan dan tanggal diperlukannya. Setelah melakukan pemesanan barang, hal yang dilakukan selanjutnya adalah melakukan follow up terhadap barang yang dipesan agar dalam mengirim barangnya, supplier bisa tepat waktu dan tepat jumlah.
Selain melakukan pembelian material, tugas departemen purchasing yang lain adalah mencari supplier yang bisa diajak bekerja sama dengan baik. Dalam melakukan pencarian supplier tersebut, departemen purchasing akan memilih supplier mana yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Baik dari segi harga, ketepatan jumlah pengiriman barang, ketepatan waktu pengiriman, dan kualitas barang yang terjamin. Bila sudah menemukan supplier yang dinilai cukup menguntungkan bagi perusahaan, maka langkah berikutnya adalah menjalin hubungan yang baik dengan supplier demi menjaga kelancaran proses pembelian material yang dibutuhkan untuk produksi.
Terima kasih telah mengunjungi blog saya, semoga bermanfaat.
